La quasi totalitat de directius de les empreses que han implantat un sistema de gestió de la qualitat, del medi ambient, de salut i seguretat o altres, reconeixen que amb més o menys mesura, l’esforç d’haver implantat el sistema ha obtingut una clara compensació amb una millora en el funcionament.

Un nombre important d’aquests mateixos directius també manifesten que un cop establerts uns hàbits de treball d’acord amb el sistema implantat, el compliment d’alguns requisits del propi sistema requereix un esforç que no es veu compensat per un increment de valor per a la organització i que només es justifica per la necessitat de complir amb els requisits de la corresponent norma.

Hi ha diferents causes que expliquen això i sense descartar-ne d’altres, identifiquem especialment les següents:

  • Malgrat que les successives versions de les normes han incorporat millores per als sistemes, les organitzacions s’hi han anat adaptant més amb canvis formals documentals que no pas amb canvis de fons del sistema implantat.
  • Les mateixes empreses han anat experimentant canvis importants i el sistema de gestió s’hi ha anat adaptant però mantenint els enfocaments anteriors. Els canvis en el sistema de gestió no han estat proporcionats a les necessitats derivades dels canvis reals.
  • En el moment d’implantar el sistema la major part dels requisits establerts van ser encertats però alguns altres eren clarament millorables. L’organització ha assumit com a propi el sistema i n’ha fet millores però alguns d’aquells aspectes millorables s’han mantingut aïllats només justificats i suportats per un suposat imperatiu de la norma.

En tots aquests casos es posa de manifest una burocràcia i unes activitats de molt dubtós valor afegit per a l’empresa però que en formar part d’un sistema interrelacionat no es poden eliminar sense més ja que poden afectar altres aspectes del sistema.

Cal fer una revisió a fons del sistema de gestió amb la finalitat de replantejar processos i maneres de complir amb requisits evitant accions supèrflues que no afegeixen valor a l’organització.

Això farà que el sistema de gestió formal es correspongui amb el sistema real i que afegeixi el màxim valor per comptes de ser un llast que cal arrastrar per complir amb una norma.

Amb independència de les revisions habituals de les normes, l’experiència acumulada per les empreses, els auditors i els consultors, fa que la interpretació que es fa d’una mateixa norma evolucioni cap a una major senzillesa i un major valor afegit per a les organitzacions que l’apliquen.

Convé doncs que de tant en tant es faci una revisió crítica del sistema de gestió implantat cercant una major eficàcia i tornant-li a donar la frescor i el valor que va tenir quan es va implantar per primer cop.

Fer que el sistema de gestió sigui una eina per incrementar beneficis augmentant l’eficiència de l’organització i reduint al màxim les despeses associades a la gestió.

Entorn Qualitat us ofereix assessorament en aquest procés de revisió, millora i actualització del sistema de gestió.