El conseller de Territori i Sostenibilitat, Lluís Recoder, acompanyat pel secretari de Medi Ambient i Sostenibilitat, Josep Enric Llebot, i la directora general de Polítiques Ambientals, Marta Subirà, van lliurar ahir el certificat dels acords voluntaris a les 59 empreses adherides a aquest Programa promogut pel Departament de Territori i Sostenibilitat.

Consultors de Processos Sostenibles SL som una de les 59 empreses adherides fins avui al programa d’Acords Voluntaris i convida els seus clients a adherir-s’hi.

Ambdues són auditories però observem diferències en la durada, en la continuïtat dels auditors, en els tipus d’informes, etc.

Veurem com tant el context com la finalitat són molt diferents i això condiciona les diferències entre els dos tipus d’auditories.

Context

L’auditoria interna és una eina de gestió al servei de la direcció d’una organització per avaluar el seu sistema de gestió.

L’auditoria la planifica i executa l’organització, amb els seus recursos (auditors), propis o subcontractats. Per això, encara que la realitzin auditors externs, l’auditoria se segueix denominant interna.

En l’auditoria de certificació l’equip auditor designat per l’entitat certificadora informa aquesta entitat sobre el grau de compliment de l’empresa auditada en relació a la norma corresponent i fa recomanacions sobre si pot ser o no certificada (o seguir sent-ho en els cas de les auditories de seguiment)-

Val a dir que en els informes d’auditoria de seguiment o certificació els auditors afegeixen valor a les seves auditories informant d’allò que creuen que podria representar una millora per a l’empresa.

Les auditories de seguiment acostumen a ser més curtes que les internes perquè normalment tenen un abast parcial i reparteixen les activitats a auditar en dos anys. Les auditories internes anuals, en canvi, avaluen tot el sistema de gestió .

Finalitat

L’auditoria interna l’encomana la direcció de l’organització per saber el comportament del sistema de gestió per tal d’assolir els objectius de l’empresa (entre els quals, el compliment de la norma de referència).

És una clara eina de millora continua, que permet avaluar el comportament del sistema, aprofundir en el comportament dels processos, detectar no conformitats i identificar oportunitats per a la millora i emprendre accions.

En l’auditoria de certificació, és l’entitat certificadora qui encomana la realització de l’auditoria a un equip auditor per a que l’informi sobre el compliment de l’organització amb els requisits d’una norma i per tant si pot ser certificada o seguir mantenint el certificat.

Això no treu que l’organització auditada sempre pot aprofitar els resultats de l’auditoria de certificació o de seguiment per fer accions de millora, a més de resoldre les no conformitats detectades.

Independència

La independència de l’auditor és un requisit necessari i imprescindible en especial quan l’auditoria és un examen extern (auditoria de certificació) del que en depèn una certificació.

Les entitats de certificació  acostumen a canviar els auditors cada tres anys, per evitar possibles complicitats personals que  puguin qüestionar-ne la independència.

En l’auditoria interna la independència mínima requerida és que l’auditor no auditi aquelles tasques de les que sigui responsable directe.

Els auditors interns, de la pròpia empresa, malgrat complir amb la premissa anterior, sovint tenen grans dificultats d’independència real perquè han d’auditar activitats de les que en són responsables companys de treball, directius i caps dels que en depenen, i en general persones de la mateixa organització amb les que hi ha moltes relacions de treball, personals i d’altres. Aquesta dificultat s’accentua encara més com més petita és l’organització.

La millor solució és subcontractar les auditories internes a una empresa especialitzada que serà garant de la independència i l’objectivitat.

Coneixement

Quan la finalitat de l’auditoria és la millora, el coneixement de l’organització (processos, procediments, productes, persones, etc.) al llarg del temps és un valor afegit que ajuda a entendre millor el sistema de gestió, aprofundir en les anàlisis, avaluar la seva evolució amb de coneixement de causa i que, en conseqüència, ens permet treure’n els millors resultats de l’auditoria.

L’auditoria interna examina les activitats i processos de l’empresa a través dels seus procediments. En aquests tipus d’auditoria,per assolir la màxima eficiència i eficàcia, cal que l’auditor tingui un bon coneixement de l’organització (processos, productes, procediments, persones, etc.). Conèixer a fons i en detall el funcionament d’una organització no és una tasca fàcil ni ràpida. Per això és un valor a tenir en compte l’estabilitat en l’equip auditor intern.

L’auditoria de certificació, per contra, és molt més un examen i el més important és avaluar que es compleixen els requisits de la norma. En aquest cas, cal que els auditors tinguin un coneixement general dels processos del sector d’activitat que els permeti interpretar degudament la norma en el context de l’organització

Complicitat

Com que l’auditoria interna forma part de la gestió de l’organització, un aspecte important es aconseguir un nivell de “complicitat” per part de les persones (els auditats) per obtenir més dades, més significatives i més fiables sobre el sistema de gestió.

En l’auditoria de certificació aquesta complicitat està més limitada ja que en principi l’empresa pretén mostrar la millor cara i amagar la lletja per tal d’obtenir la millor qualificació dels auditors.

Sense haver de caure en l’engany, cal evitar la ingenuïtat que comportaria un excés de complicitat amb els auditors de certificació.

Conclusions

Les auditories internes i les de certificació comparteixen el nom i el mètode però la diferència pel que fa a qui l’encomana i amb quina finalitat, les fa molt diferents en la seva planificació i realització.

Ambdues són eines potents per conèixer el comportament de l’organització però estan al servei de finalitats i responsabilitats diferents.

La Generalitat de Catalunya a través de l’Oficina Catalana del Canvi Climàtic (OCCC) promou la vinculació de les empreses en la reducció de les emissions de gasos amb efecte d’hivernacle (GEH) mitjançant el programa d’Acords Voluntaris. 

La vostra empresa es compromet a mesurar els seus consums energètics i a adoptar accions per a reduir-los.

D’aquesta manera participa en el programa d’Acords Voluntaris i obteniu un reconeixement que us dona dret a fer ús d’una etiqueta que ho acredita.

A més de reduir els consums i les emissions associades tot estalviant en el capítol energètic, obteniu un reconeixement públic pel vostre esforç.

Creiem que participar en aquest programa fa que la vostra empresa comenci de manera fàcil i progressiva la seva aportació a la millora ambiental, entrant en un cicle virtuós de reducció d’emissions i de despesa energètica.

El cicle es realitza en tres etapes: conèixer i mesurar quins són els nostres consums, planificar i realitzar accions de reducció i estalvi i comunicar-ho mitjançant l’etiqueta dels acords voluntaris.

En els successius cicles anuals es van realitzant noves millores, nous estalvis i es manté el reconeixement.

Poc a poc l’empresa millora la seva eficiència energètica i si vol incorpora progressivament altres aspectes més indirectes que tenen efectes sobre el canvi climàtic relacionats amb la seva activitat.

Des d’Entorn Qualitat us recomanem i encoratgem a participar en aquest programa i ens oferim per ampliar-vos la informació que també podeu trobar en aquest web de l’Oficina Catalana del Canvi Climàtic: http://bit.ly/wwWOJ3

Si ho desitgeu us podem ajudar en l’obtenció de les dades, en la gestió de la participació en el projecte i en la planificació de les millores.

En aquest moment ja hi ha  cinquanta-nou organitzacions adherides de tots els àmbits industrial i de serveis. La vostra també s’hi pot incorporar.

Consultors de Processos Sostenibles SL (Entorn Qualitat) ja ens hi hem adherit i sóm una d’aquestes 59 organitzacions.

Que la vostra sigui la propera!

Quants cops cal apartar coses inútils per trobar el que realment necessitem?

Quants cops una eina no funciona en el moment en que més la necessitàvem?

Hem avaluat mai el temps perdut per aquestes causes?

Si sumem els minuts, hores i fins i tot dies de persones i processos perduts en aquestes tasques improductives potser veurem que tenim molt a millorar i que podem augmentar considerablement la nostra productivitat i amb ella els beneficis.

La metodologia 5 S ens ve a ajudar

És evident que cadascuna de les S no és un invent, cap dels seus principis és nou.

De fet, com la majoria de metodologies i sistemes, no són més, i això no és poc, que un conjunt ordenat i interrelacionat de principis o conceptes que tractats d’aquesta manera adquireixen una potencialitat enorme.

5S és una metodologia que motiva i que de forma sistemàtica va millorant la manera de fer de l’organització a l’entorn dels seus principis de priorització, ordenació i neteja.

La metodologia 5 S sistematitza la manera de treballar de manera eficient basant-se en cinc principis, especialment  l’ordre i la neteja millorant així les condicions del lloc de treball: seguretat, clima laboral, motivació del personal, etc., i en conseqüència, la qualitat, la productivitat, l’eficiència i la competitivitat de l’organització.

Les cinc S’s es poden aplicar a tota mena d’empreses, organitzacions i activitats, tant a tasques de fàbrica com d’oficina.

Les cinc S’s, són les inicials de les cinc paraules japoneses següents:

SEIRI (Seleccionar) à Identificar i separar els elements necessaris dels que no ho són, i desfer-se’n d’aquests últims.

Tenir en el lloc de treball elements innecessaris destorba i dificulta la feina amb els elements realment necessaris.

SEITON (Ordenar) à Establir la manera en que s’han d’ubicar i identificar els elements necessaris, perquè sigui fàcil i ràpid trobar-los, utilitzar-los i si cal reposar-los.

Cada cosa al seu lloc i un lloc per a cada cosa.

SEISO (Netejar) à Identificar i eliminar les fonts de brutícia i mantenir els elements per assegurar que sempre es troben en condicions idònies d’ús.

Fer les coses de manera que no embrutin i si s’embruten, netejar-les de seguida. El mateix principi per l’estat de funcionament d’equips i estris.

SEIKETSU (Normalitzar) à Mantenir els nivells de realització assolits en les tres fases anteriors mitjançant la normalització de las practiques, perquè aquestes siguin iguals per part de tothom i continuades en el temps.

Consensuar entre les diferents persones de l’organització què ens cal realment, com ho ordenem i com ho mantenim net. Acordem procediments o instruccions.

SHITSUKE (Sistematitzar) à Sistematitzar les actuacions de les fases anteriors per tal que esdevinguin actuacions normals, és a dir que estiguin integrades de manera habitual en la feina diària.

Vetllem perquè les normes que hem assumit s’apliquin de manera sistemàtica, verifiquem i auditem que realment s’apliquen i les persones en donem exemple, en especialment les que tenen responsabilitats de lideratge.

Com posar en pràctica les 5 S?

Per a la implantació de la metodologia es va avançant des de la primera fins a la tercera S.

Per a cadascuna d’elles cal passar per unes fases de sensibilització, formació, planificació, realització, revisió i millora de manera que cada S quedi normalitzada amb procediments o instruccions de treball i que s’integri dins del sistema general de funcionament.

Però per aconseguir tenir èxit cal garantir les dues darreres S ja que sinó la feina aconseguida probablement s’anirà perdent.

Aquestes dues S: Siketsu i molt especialment Shitsuke necessiten una alta dosi de lideratge. És a dir que cal que des de la més alta direcció fins als nivells operatius hi hagi el propòsit d’assolir els objectius proposats.

El lideratge, la comunicació i la participació són requisits fonamentals per a l’èxit.

Aplicar la metodologia 5S és una bona estratègia per millorar la productivitat i que pot ajudar a tenir èxit també en la implantació de sistemes de gestió com de la qualitat, el medi ambient, la seguretat i higiene.

Entorn Qualitat us ofereix el seu assessorament per a la implantació metòdica i profitosa de les 5S.

Entre les actuacions subvencionables hi ha la implantació de sistemes de gestió energètica conformes a la norma europea EN 16001.

Aquesta subvenció és aplicable a implantacions i certificacions fetes entre el 1 de gener de 2010 i 9 de setembre de 2011.

Les subvencions cobreixen el 30% del cost justificat fins a un màxim de 4.000 €.

El termini per a presentar les sol·licituds és el 18 de novembre.

Si esteu interessats en implantar un sistema de gestió energètica i gaudir d’aquests subvencions, poseu-vos en contacte al més aviat possible amb Entorn Qualitat.

Són diverses les raons per les que una empresa tingui interès en la igualtat real de gènere (vegeu el nostre article del 05/10/09 al respecte).

• En especial perquè en igualar les oportunitats a totes les persones de l’organització amplia les oportunitats d’obtenir talent en benefici dels objectius de l’empresa.

• La igualtat d’oportunitats genera motivació i benestar a les persones de l’organització la qual cosa redunda en una major creativitat i productivitat.

• A més de moltes altres raons relacionades amb la responsabilitat social empresarial podríem afegir el fet que les Administracions valoraran en els seus concursos la disposició de plans d’igualtat de gènere que alguns casos poden ser requisit indispensable.

La implantació dels plans d’igualtat implica tres fases:

1. Una diagnosi de l’estat actual de l’empresa pel que fa a la igualtat d’oportunitats basat en dades estadístiques.
2. L’elaboració d’un pla d’acció per a corregir els dèficits detectats en la diagnosi.
3. L’aplicació de les accions previstes en el pla d’acció.

El pla d’igualtat contempla diferents àmbits o conceptes:

• Accés als llocs de treball
• Classificació professional i retribucions
• Promoció professional i formació
• Ordenació del temps de treball facilitadors de la conciliació de la vida personal i laboral.
• Prevenció de l’assetjament sexual i de l’assetjament per raó de sexe.

Les sol•licituds es poden presentar fins haver transcorregut 30 dies naturals des de la publicació de la convocatòria, és a dir, fins el dia 11 de juny.

Des d’Entorn Qualitat us oferim assessorament en la presentació de la sol•licitud, en la diagnosi i en l’elaboració del pla.

Aquestes activitats d’assessorament estan previstes a la convocatòria i són objecte de la subvenció.

Indiquem a continuació allò que es manté de la versió del 2003 i els principals canvis.

Es manté:

L’estructura dels 9 criteris

La utilització de conceptes fonamentals (amb petits canvis)

Les matrius REDER per avaluar els criteris

Canvis generals:

Ponderació dels criteris

Tots els criteris tenen 100 punts excepte els resultats clau i resultats de client que en tenen 150.

Com a conseqüència augmenten significativament el seu pes el criteri de política i estratègia, ara anomenat només estratègia que fins ara ponderava amb 80 punts i molt especialment els resultats a la societat que abans ponderaven amb 60 punts.

Conceptes fonamentals

La definició dels criteris emfatitza llur relació amb els vuit conceptes fonamentals.

S’han revisat i actualitzat els vuit conceptes.

El canvi de noms indiquen ja l’orientació donada:

Canvis en els resultats

La matriu REDER pel que fa als criteris de resultats

Millora de manera important la matriu per avaluar els resultats de manera que s’emfatitza el fet que els resultats considerats siguin útils i rellevants per a l’organització.

Es defineix un àmbit anomenat “Rellevància i utilitat” que conté tres aspectes diferenciats: “Àmbit i rellevància”, “Integritat” i “Segmentació”

Fins i tot l’ordre a la matriu canvia: a la part superior trobem la “Rellevància i utilitat” i a la part inferior “El rendiment dels resultats” igual que en la versió 2003.

Resultats clau dels grups d’interès

La manera d’analitzar els resultats clau per als quatre tipus s’unifica i cal tenir en compte la importància relativa de les dades utilitzades.

No només es té en compte els resultats dels darrers tres exercicis sinó que cal valorar la projecció futura.

Canvis en els criteris d’Agents facilitadors

Canvis de nom

En general els canvis són més aviat formals tot i que hi ha hagut alguns canvis en la denominació dels criteris i en la reestructuració dels subcriteris.

Com s’ha dit més amunt es posa més de manifest la relació entre els criteris i subcriteris amb els principis fonamentals.

Matriu REDER dels agents facilitadors

Els canvis a destacar van en la línia de la necessitat de perfeccionar amb creativitat i innovació els enfocaments i el desplegament.

Tres problemes importants, relacionats entre sí, que repercuteixen directament a les empreses són:
1. L’esgotament progressiu de les reserves de combustibles fòssils, inclosos els nuclears i la dificultat de trobar fonts d’energia realment alternatives.
2. La contaminació del medi ambient per l’emissió de gasos d’efecte hivernacle i en qualsevol cas la contaminació i pol•lució de l’entorn més proper amb conseqüències directes i immediates per a la salut. Cal no oblidar la generació de residus perillosos en l’energia d’origen nuclear.
3. L’increment dels costos de l’energia, malgrat la liberalització del mercat, degut a l’augment de la demanda en general i sobre tot dels països en desenvolupament, la reducció de la capacitat de producció, els interessos geopolítics conjunturals i unes xarxes de distribució en el millor dels casos ineficients.

A l’hora de plantejar possibles solucions, una de les dificultats més importants en el “primer món” és que ningú vol renunciar a la seva manera de viure, és a dir a les comoditats i els avantatges que proporciona el disposar d’energia fàcil i assequible. No imaginem que sigui possible viure sense electricitat, llum, transport, calefacció, refrigeració, i un interminable etcètera.

Tanmateix, es poden fer moltes coses, des de canviar radicalment la manera de viure fins a desenvolupar noves tecnologies que ens permetin utilitzar recursos energètics renovables o inesgotables i no contaminats.

Un problema però, és el temps. Què podem fer ara?, avui mateix, sense esperar a demà o l’any vinent quan s’hagin trobat solucions “miraculoses”. Quines mesures podem aplicar, que no representin trencar amb l’actual manera de viure?

Una solució parcial, però possible, que no implica deixar de treballar en altres solucions complementaries i/o alternatives, és millorar l’eficiència energètica.

Millorar en la generació, millorar en la distribució, millorar en la gestió, millorar en l’ús… Només millorant l’eficiència en tot el cicle de l’energia es podrien reduir a la meitat els consums, les emissions de gasos GEI i els costos.

Aquestes accions de millora, sovint incloses en els programes d’accions dels governs dels països també es poder realitzar, a un altre nivell, dins les empreses. No és una solució definitiva però es pot aplicar “ja” i hi ha molt de recorregut per millorar.

La gestió de l’energia dins l’àmbit d’una empresa, llevat de casos comptats, és inèdita. En el millor dels casos les empreses que tenen sistemes de gestió ambiental ISO 14001 i/o EMAS identifiquen uns factors no contaminants que són els consums d’energia (llum, gas, gasolina, etc.) sobre el que poca cosa més fan que controlar aquests consums a través de les factures.

La gestió de l’energia ens posa davant del repte d’ésser eficients en l’ús de l’energia sense renunciar a fer res del que fèiem. En aquest cas no es tracta de no consumir perquè no es “treballa” sinó d’utilitzar només l’energia que cal i fer-ho de la manera més eficient possible.

L’eficiència s’assoleix tant per l’ús de millors tecnologies com per la millora de la gestió, sistematitzant-la tot seguint algun model reconegut i experimentat. Ja disposem d’aquests models.

Des de finals del 2007 AENOR va publicar la norma UNE 216301 “Sistemes de gestió de l’energia”, actualment en vigor, que estableix els requisits per a la “gestió energètica” amb una estructura i un contingut pràcticament igual al de la norma ISO 14001:2004, excepte el punt 4.4.7 “Resposta davant situacions d’emergència” que no existeix.

Des de juliol del 2009, disposem d’una norma europea, la EN 16001:2009, de contingut equivalent a la UNE 216301, i que ja ha estat publicada com a norma nacional en altres països: BS a Anglaterra, NF a França, etc. AENOR està en procés de traducció a Espanya per fer la UNE corresponent. Un cop sigui publicada substituirà a la UNE 216301. En tots els casos es poden certificar els sistemes de gestió de l’energia implantats segons aquestes normes.

Per altra banda la International Organization for Standardisation està treballant per fer una norma ISO, la 50001, igual a aquesta EN 16001, que actualment es troba en fase de CD (Committee Draft).

Malgrat que la possibilitat d’obtenir grans millores en l’eficiència de la gestió de l’energia és molt dispar, des de les grans indústries metal•lúrgiques i els productors i distribuïdors d’energia fins a un petit despatx amb “quatre gats”, totes les empreses i organitzacions poden aportar el seu gra de sorra i treure’n alguns beneficis en imatge, prestigi, coherència interna, motivació i fins i tot econòmics amb una reducció dels costos d’energia.

El 12 de juny del 2009 la ISO ha publicat la nova versió, la tercera, de l’esmentada especificació tècnica ISO/TS 16949.
Actualment AENOR està en procés de traducció de la “TS” tot i que en altres països com Anglaterra, França, Alemanya, Itàlia, etc., ja es disposa de la versió nacional corresponent.

Al igual que en el cas de la ISO 9001 del 2008, la nova versió de la ISO/TS 16949 del 2009 tampoc incorpora nous requisits respecte de la versió anterior sinó petis canvis i algunes correccions.

Pel que fa a la certificació les empreses s’hauran d’adequar-se a la nova versió quan hagin de fer la següent renovació del certificat.

Per altra banda, tal com la ISO 9001 del 2008 ens brindava l’oportunitat d’insistir en implantar de debò els canvis “dràstics” que hi va haver entre la versió del 1994 a la del 2000, i que en molts casos no s’havien fet, la nova versió de la “TS” també ho fa, tot i que venint d’un sistema “TS” les possibilitats són més reduïdes perquè els requeriments específics del sector de l’automòbil ja recollia alguns d’aquests canvis.

Val la pena recordar alguns d’aquests canvis “bàsics i revolucionaris” que va introduir la ISO 9001 del 2000, i que desprès va recollir la “TS” del 2002.

Els més importants:
a) Determinar els processos importants i els mètodes de control (punt 4.1).
b) Planificar, desplegar i fer el seguiment dels objectius (punts 5.4 i 5.6).
c) Fer el seguiment i la mesura dels processos (punts 4.1 i 8.2.3).
d) Analitzar sistemàticament les dades (punt 8.4).
e) Millorar contínuament el sistema i els seus processos (punt 8.5.1)  .
f) Gestionar les competències (punt 6.2).

Malgrat que ja haurien d’estar implantats de manera eficaç, com que no sempre ha estat així, tenim una nova oportunitat per fer-ho, al adequar-se a la “TS” del 2009.  Cal aprofitar-la.